タイムマネジメントをうまく活かす方法とは?

タイムマネジメントとは?

タイムマネジメントとは同じ時間の中で時間管理のテクニックや方法を知り生産性を高くすることを言います。

タイムマネジメントをうまく活用することで、時間内で仕事の生産性や学生であればレポートや課題をより効率的に取り組むことが可能になります。ここでは、タイムマネジメントをうまく活用する為の方法、短期的・長期的のプロジェクトやタスクにおいてのタイムマネジメント術を紹介します。

タイムマネジメントの必要性

タイムマネジメントは効率性を高める上に必須となるものです。チームの場合だと1人の仕事の生産性が上がるだけでチームの生産性・効率性が何倍にも上がり、会社全体の生産性もあげることが可能になります。チームとして行うと全体に影響を与えることができるので必要であると言えるでしょう。

また、個人の場合でもタイムマネジメントを行うとタスクの消費量や生産性が十分に上がることがあります。時間が足りないと日常から感じている人は実践してみると変化に気づくでしょう

1日は24時間と限られている

1日は24時間と定められているのは誰もが平等の条件です。その中で差がつくのは、その人の能力の可能性もありますが多くの場合タイムマネジメントをしているかしていないかの差であるでしょう。

タイムマネジメント実践することで計画的に時間を過ごすことができメリハリを持って仕事に向かうことができます。24時間という限られた時間の中で有意義な時間を過ごすためにもタイムマネジメントをする必要性があるでしょう。

タイムマネジメントで無駄が省ける

タイムマネジメントを行い時間の管理を行うと無駄である行動が見えてきます。成し遂げなくてはいけないことを明確にし、順序立てを行うことで無駄が省くことができます。

また、それに当てる時間を1日どの程度当てれば終わるのか計画することができます。それ以外の時間を他の業務や自分のプライベートの時間に充てることが可能になり、精神的にも余裕を持って行うことが可能になります。

タイムマネジメントの方法

実際にタイムマネジメントを行う方法として目的を持つ、ToDoリストをつける、優先順位をつける、予定を明確にする、振り返りをするの工程を踏むとタイムマネジメントをうまく活用することが可能になります。

また、自分にあった仕事の仕方は人の数ほどあります。1人1人が集中力が保つ時間や仕事量などが変わってきます。なのでタイムマネジメントを行う際は自分を知ることもとても重要になります。自分の仕事量以上のタスクを時間管理に詰め込んでしまうと元も子もなくなってしまいます

自分の仕事量を元にタイムマネジメントを行うことで無理がなく無駄のない計画や時間管理を設定することが可能となり、最良のタイムマネジメントの方法となるでしょう。

①目的を持つ

タイムマネジメントの方法の一つとして目的をもつことはとても重要になります。時間管理だけではなく決められた仕事や業務をいつ・どの程度終わらせるのかを決めることがとての重要となります。

目的を持ってタイムマネジメントを行うことでその仕事のプロジェクトやタスクの生産性が高くなることでしょう。また、決める時に自分のできる範囲で計画を立てることがとても重要になります。そのことにより生産性や効率化に繋がるタイムマネジメントになることでしょう。

②ToDoリストをつける

ToDoリストをつけることも大事なこととなります。行うプロジェクトが大きければ大きいほどこの方法はとても大切になるでしょう。必要なタスクを書き出すことでやらなければいけないことを可視化することができます。

可視化することでやらなければいけないことが整理され行いやすいくなるでしょう。また、計画や精神的にも余裕をもちながらプロジェクトに取り組むことができるでしょう。

③優先順位をつける

中には、いくつかのプロジェクトやタスクを複数掛け持ちし同時進行しなければいけない状況の人もいるかもしれません。そのような人は優先順位をつけることがプロジェクトやタスクを期限内に終わらせる為に必要となるでしょう。優先順位をつける方法としては「期限」「重要性」がとても大切となります。

まず「期限」についてですが、期限が近いものが必然的に優先順位が高くなります。しかし、それに気を取られすぎると他のことが疎かになってしまうのでバランスも心掛けましょう。「重要性」もとても大切になります。重要ではないことに時間をかけすぎてしまうとあまりにも時間を無駄にしすぎてしまいます。

複数タスク・プロジェクトを抱えている人は、優先順位をつけ取り掛かるプロジェクトやタスクを期限内により精度の高いものを作り上げるように心がけることがより制度の高いものを作り上げることができる方法となるでしょう。

④予定を明確にする

予定を明確にすることもタイムマネジメントを行うことで重要な物事になります。対人の予定や急にキャンセルが出てしまうと思わぬ時間のロスになります。しかし、そのロスを気分転換にカフェや美術館にいけるくらいに余裕も持った計画・方法でプロジェクトやタスクに取り組むのが良いでしょう。

あまりにも、ギリギリのスケジュールを組みすぎると精神的にも余裕がなく精度も落ちる可能性が出てきます。その事態を避けるためにも余裕も持ったスケジュールを組むようにしましょう。予定を明確にすることはタイムマネジメントの方法として必要となることであるでしょう。

⑤振り返りをする

振り返りは長期的・短期的の2古いが存在します。短期的の場合であると一日の振り返りに該当します。一日のタイムスケジュールと見比べて実際どの程度計画通り動くことができたかの振り返りを行います。また、プロジェクトやタスクも同様にその程度できたかを振り返りチェックし、次の日に活かすようにしましょう。

長期的の場合には週単位・月単位・年単位が該当します。週単位月単位で振り返りを行うことでなにが不足していたのかを確認することが可能になります。また、振り返りを次に活かすためにPlan(計画)・Do(実行)・Check(確認)・Action(確認後の行動)の頭文字をとった「PDCA」を行うと良いでしょう。

タイムマネジメント術

タイムマネジメントの方法は上記に記載した通りになります。タイムマネイジメントを行うことでより生産性の高いものを作り上げることが可能になります。

また、プロジェクトやタスクが短期的・長期的の場合があると思います。そこで短期的・長期的に気をつけておきたいポイントを紹介します。

短期的の場合

短期的の場合にはPDCAを短いサイクルで行うことがとても重要となるでしょう。しかし、行う前に不必要と明らかにわかる場合には後回しにすると良いでしょう。

PDCAを短いサイクルを行うことで内容が薄くなってしまうことは避けたいことです。避けるためにも計画と確認に時間を惜しまずに取り掛かると良いでしょう。また、チームで動く場合には、チーム内のコミュニケーションを普段以上に密にして取り掛かると良いでしょう。また、タイムマネジメントの方法を実践することも重要でしょう。

長期的の場合

長期的に取り掛かる場合には、柔軟な考え方が必要になります。また長期的に行う場合には計画性がとても大切になります。チームで行う場合にはチーム内でのコミュニケーションも重要となります。

また、Specific(明確性)・Measurable(計量性)・Assignable(割当設定)・Realistic(実現可能性)・Time-Related(期限設定)の頭文字をとった「SMARTの法則」や「PDCA」といった上記以外のタイムマネジメント以外の方法も繰り返して行うことでより精度の高いプロジェクトやタスクを作り上げることができるでしょう。

タイムマネジメントを実践しよう

タイムマネジメントの方法を紹介しました。タイムマネジメントを実際に行うことで今現状に時間が足りないと感じている人は変化に気づくでしょう。また、今まで実践している人ももう一度見直し、どこか改善できる点はないかを確認することで新たな発見があるかもしれません。

また、タイムマネジメントの方法を知ることで仕事に影響を与えるだけではなく、プライベートの時間も取れることにも繋がります。1日を有意義に過ごすためにもタイムマネジメントの方法・タイムマネジメント術を実践しましょう。

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