タイムマネジメントを上手く使うコツは?便利なツールも紹介

タイムマネジメントのコツ

タイムマネジメントのコツ

まず最初に、タイムマネジメントを活用するためのコツについて解説します。このコツをしっかりと抑えて、タイムマネジメントの効果を最大限に発揮しましょう。

余裕を持ってスケジュールを組む

1つ目のコツは「余裕を持ってスケジュールを組む」ことです。スケジュール管理を、客観的に判断した自身の能力の限界ギリギリで組んでしまうと、トラブルが発生したときなどに支障が出てしまいます。

余裕の無いスケジュール組みは、必ずどこかで頓挫してしまいます。予備時間を設けるなどして、ある程度の余裕があるスケジュールの組み方をすることで、タイムマネジメントをスムーズに進めるコツとなるのです。

ただし、タイムマネジメントとスケジュールコントロールを同一視しないようにしてください。スケジュールコントロールは単純なスケジュール管理であり、目標達成のための時間管理を目的とするタイムマネジメントとは大きく異なるのです。

自己分析を行う

2つ目のコツは「自己分析を行う」ことです。自身の能力や現状の仕事の進め方などを、客観的に分析してタイムマネジメントの判断材料にしましょう。過不足のない自己分析(過大評価も過小評価もしない)ことがコツとなります。

タイムマネジメントでは、設定した目標を達成するための時間の使い方を考えます。しかし、この目標はあくまでも「実現可能なもの」である必要があるのです。実現不可能または極めて困難な目標は、失敗によるモチベーションの低下を招いてしまうのです。

自身の能力や仕事の進め方を冷静に客観的に分析することで、達成可能な目標のレベルが見えてきます。その限界と思われる、少し上くらいの目標に設定するのがコツです。また、定期的に自己分析しなおして、目標の再設定を行いましょう。

自分のペースを作る

3つ目のコツは「自分のペースを作る」ことです。タイムマネジメントは効率の良い時間の使い方を考えますので、極端に言えば時間効率の最大化が最終的な目標となります。しかし、それに固執することはタイムマネジメントのコツではありません。

前述の通り、自分の能力に見合った目標でなければ、タイムマネジメントの質を上げても設定した目標を達成することは難しいです。例えば10時間かかると分析した仕事を半分の5時間で終わらせることは、よほどのことがなければ無理でしょう。

誰しも、最適な「自分のペース」というものがあります。自分のペースであれば無理なくタイムマネジメントを進められるでしょう。ストレスや無理を感じない程度のペースを維持し、それを少しずつでも早めていくのがコツとなります

タイムマネジメントを手伝けするツール3選

タイムマネジメントにはのツール

次に、タイムマネジメントを少しでも楽に効率よく進めるための、便利な3つのツールを紹介します。

Timely

https://timelyapp.com/

まずは「Timely」というツールです。このツールはタイムトラッキングサービスであり、「どんな作業を」「どの程度の時間で行ったのか」を記録することができるツールとなっています。

ボタン1つで自動的にカウントがスタートし、作業時間を計測することができます。作業予定はカレンダー形式で確認することができ、視覚的に使いやすいツールであるといえます。

デメリットとしては、日本語対応していないことです。使用し続けることで直観的に使用することができるツールではありますが、最初の内は困惑してしまうかもしれませんね。

Time logger

https://timeloggerapp.com/index.html

次に紹介するのは「Time logger」です。これもタイムトラッキングツールの一種であり、タイムマネジメントを効率よく進めるのに役立ちます。iCloudとの同期により、すべてのiOSで最新のデータを運用することができます。

iOSでは「複数タイマー」や「グローバル統計」など6つの機能を使用することができます。タスクにかかる時間を「見える化」することで、タイムマネジメントの質をより向上させることができるのです。

また、「Apple Watch」でも主に4つの機能を使うことができます。同期機能も併用することで、いつでも、どこでもタイムマネジメントの管理・運用をスムーズに行えます。

Will Do

https://itunes.apple.com/jp/app/willdo-lifelog-tells-us-future/id897352092

最後に紹介するのは「Will Do」というツールです。このアプリはライフログから将来の自分の状況を予測して、それに応じて計画的なタスクマネジメントを実現することができるツールなのです。

日々の行動を記録したライフログや今後のスケジュールなどのの情報を入力することで、疑似的に「自分の未来」を知ることができる機能となっています。使い続けるうちに未来の予測が見えるようになり、このアプリを使い続けるほどに未来予測の精度はより正確になるのです

このアプリでは過去の自分の行動データを確認することもできるので、タイムマネジメントにはうってつけのアプリであるといえます。場合によっては新しい自分の行動パターンなどを自覚することもでき、より高品質なタイムマネジメントに役立つ可能性もあります。

タイムマネジメントするにあたってのメリット

タイムマネジメントのメリット

では、タイムマネジメントを実行することに、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3つのポイントに分けて解説します。

タスクを着実に仕上げることができる

1つ目のメリットは「タスクを着実に仕上げることができる」ことです。限られた時間を、コツを抑えていない使い方をすれば、ほころびが積み重なって時間が足りなくなって必要なタスクを終わらせられない可能性が出てきます。

タスクの失敗にはさまざまな理由がありますが、時間は管理できない(1日24時間を26時間に増やすことはできない)ので、時間的制約の影響は小さくありません。そして、限られた時間内でタスクを完了させる行動管理が疎かだと、安易な予想なんて簡単に打ち砕かれてしまうのです。

タスク1つ1つを厳格に行動管理することによって、タスクを終わらせるだけの時間をきちんと確保することができます。タイムマネジメントによる時間の使い方の管理は、仕事をするうえで重要なコツの1つであることをしっかりと抑えておきましょう。

精神的余裕が生まれる

次に「精神的余裕が生まれる」ことです。良い仕事をするコツの1つに「メンタル管理」があり、良い精神状態を維持することで良い仕事をするということです。逆に精神状態が良くない状態で仕事をしても、良い結果を生み出すことは難しいでしょう。

時間は有限なので、厳密な締め切りを与えられてしまった場合には精神的な余裕が無くなってしまいます。あれもこれもと考えてしまうと精神的に追い詰められてしまい、結果として1つ1つの仕事の質を落とす結果になりかねません。

タイムマネジメントを行うことによって、1つ1つのタスクにかかる時間が「見える化」されます。これにより「タスクは順調であるか」「何分の遅れがあるから、同調性しなければならないのか」といった点が明確になり、慌てることなくスケジュールを進めることができるのです

無駄な時間がなくなる

最後に「無駄な時間がなくなる」ことです。効率よく仕事を進める中で重要なことは「無駄を省く」ことです。無駄が多ければそれだけ使える時間が少なくなり、終えられるタスクの数に限りが出てきてしまいます。

例えば「あるタスクが思いのほか早く終わった」としましょう。しかし、次のタスクには同僚と協力しなければならず、その同僚は手が空いていません。手が空くまでには1時間かかるが、他にやることがない、となると、1時間が無駄になってしまいます。

タイムマネジメントはタスク1つ1つの行動管理を行うため、必要な時間が明確になります。ほかのタスクやほかの人との日程調整などを事前に行うことができるので、無駄なくタスク処理を進めることができるのです。結果、使える時間が増えて残業の時間が減り、プライベートに使える時間も確保できるでしょう。

タイムマネジメントの注意点

タイムマネジメントの注意点

タイムマネジメントを有効活用するためには、注意すべきポイント・コツが存在します。ここでは、3つのポイントに分けて、タイムマネジメントを失敗しないためのコツについて解説します。

大きなタスクは分割する

1つ目のコツは「大きなタスクは分割する」ことです。大きなタスクをそのままの単位でタイムマネジメントに組み込もうとすると、どうしてもタイムマネジメントが雑になってしまいます。可能な限り細分化して、個別に行動管理することがコツなのです。

どんな仕事も、基本的に単一のタスクで構成されているわけではありません。情報収集やプレゼンなど、さまざまなタスクが合わさって1つの仕事を構成しているのです。おおざっぱに1つの仕事としてタイムマネジメントに組み込むよりも、個別のタスクについて行動管理することで、より厳格なタイムマネジメントを実現できます

また、大きなタスクのままにすると、プレッシャーで取り掛かるまでに時間を感じてしまう可能性もあります。そうなると無駄な時間が発生してしまいますので、タイムマネジメントの本質を損なってしまいます。細分化することでプレッシャーを解消することも、タイムマネジメント成功のコツとなるのです。

先延ばしはしない

2つ目のコツは「タスクを先延ばしにしない」ことです。世の中「後でもできる」と思う仕事も少なくないでしょう。だからといって非合理的に先延ばししてしまえば、無駄な時間ができてタスクマネジメントが失敗してしまう可能性が大きくなります。

例えば「簡単なタスク」や「苦手なタスク」があるとします。目の前にそのタスクがあるのに、これらの理由で先延ばしにすることは非合理的であり、時間の無駄が発生する可能性があります。

よく「できることは、すぐ終わらせる」という戒めを耳にしますが、タイムマネジメントを成功させるコツでもあるのです。もちろん、タスク管理の都合上どうしても先延ばしにしなければならないケースもあるでしょうが、合理的な理由がないのに先延ばしにすることは避けましょう

バランスを大事にする

3つ目のコツは「バランスを大事にする」ことです。時間の効率ばかりを考えて極端なスケジュールの組み方をすれば、必ずどこかで無理がたたって失敗してしまいます。タイムマネジメント成功のコツは、スケジュール管理にバランスを考慮することなのです。

時間効率を考えて、休憩や私生活を蔑ろにしてしまえば、心身共にストレスが溜まってしまいます。結果、仕事の効率や質を落とし、タイムマネジメントの本質とはかけ離れた結果になってしまう可能性が発生するのです。

あまりにも非合理的なスケジュール管理はNGですが、仕事と休憩、私生活のバランスを十分に考慮したタイムマネジメントが最善の結果を生むコツとなります。このコツを実現するためには、できない仕事はできないと割り切り、仲間に任せる勇気も必要となるでしょう。

タイムマネジメントをすることで計画的に物事をすすめられる

スケジュールと時計

最後に、タイムマネジメントのコツや重要性について、今一度おさらいしておきましょう。

タイムマネジメントをしっかりと実践する

まず、タイムマネジメントはしっかりと実践してください、中途半端に実行したところで十分な成果は出ません。にもかかわらず「タイムマネジメントは大した結果が出ない」と考えるのは、あまりにも愚かです。

タイムマネジメントは、ただ実施するだけで万人に同水準の成果が出るというわけではありません。この記事でもさまざまなコツや注意点について解説した通り、タイムマネジメントにもテクニックというものが存在するのです。

コツや注意点をしっかりと抑えれば、多くの人がタイムマネジメントの恩恵を高いレベルで受けられるでしょう

タイムマネジメントは必ず自分の為になる

最後に、タイムマネジメントは最終的に「自分の為になる」ということを理解してください。タイムマネジメントの目的は時間の効率の向上であり、その恩恵を受けるのは個人だけでなく所属する団体・企業も同じです。

タイムマネジメントは仕事の効率を高めるうえで重要なアクションとなります。そのため、企業でもタイムマネジメントに関する講習や研修を実施しているなどの取り組みが見られます。 しかし、タイムマネジメントは企業のための取り組みではありません。

仕事効率が良くなることは仕事のモチベーションを維持し、自由時間の増加によって私生活を充実したものに変える効果が期待できます。コツを抑えた高品質なタイムマネジメントには、そうした恩恵があるということを理解してください。

まとめ

タイムマネジメントのまとめ

タイムマネジメントを成功させるコツは、さまざまな管理・分析を行うこと、その手助けとなるツールを活用することなどが挙げられます。コツを抑えることでより高品質なタイムマネジメントを実現することができ、仕事の効率やプライベートの充実などを実現する手掛かりとなるのです。

「タイムマネジメントは自分の為になる」ということを念頭に置いておきましょう。自身のメリットになると考えれば、タイムマネジメントを実施するモチベーションが高まり、より良いレベルで活用するための原動力になるはずです。

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