レンタルオフィスとは？メリットや決める際のポイントを紹介！

レンタルオフィスとは

起業・独立する際に自宅だけでの活動場所以外に様々な理由から他の活動場所を必要とする場合があります。そのような人のためにここでは活動場所をレンタルすることのできるレンタルオフィスについて紹介します。

レンタルオフィスは都内だけでなく、地方にも存在しているオフィス形態であるために起業・独立する際に活動場所を探している人はレンタルオフィスという選択肢も検討してみましょう。

実際にここでは、レンタルオフィスについての基本情報、メリット、レンタルオフィスを選ぶ際の注意点とポイントについて紹介します。

1つのオフィス形態

レンタルオフィスは1つのオフィス形態であることを把握しておきましょう。事務所や活動場所を必要としている人にとっては条件によっては最適の選択肢となるでしょう。

また、レンタルオフィスの他に「バーチャルオフィス」、「シェアオフィス」、「コワーキングスペース」、「サテライトオフィス」などのオフィス形態も存在します。

起業・独立する際の状況や必要としてる条件を照らし合わせてオフィスを借りる場合には、最適のオフィス形態を選択しましょう。

占有する空間をレンタルできる

レンタルオフィスの特徴としては、個室のスペースを借りることができることです。また、レンタルオフィスの多くの場合には、デスクやイスなどの家具も付いている場合があります。

自分が使える個室のスペースであるために起業・独立したての時などには適していると言えるでしょう。また、個室のサイズも貸しているレンタルオフィスの規模によって１名〜数十人などまであるので適している条件を見つけましょう。

利用料金は月額払い

レンタルオフィスの利用料金は月額払いであることがほとんどであるといえます。そのために月に数回だけ使いたい人にとっては、レンタルオフィスよりも適しているオフィス形態があるでしょう。

レンタルオフィスでの仕事をほとんど行う人にとっては利用料金が月額払いであるレンタルオフィスが最適であると言えるでしょう。

レンタルオフィスのメリット

ここでは、レンタルオフィスのオフィス形態を選択することでどのようなメリットを得ることができるかについて紹介します。

レンタルオフィスを借りようとしているまた、将来起業・独立でレンタルオフィスを借りることを検討している人は参考にしましょう。

法人登記することができる

レンタルオフィスを法人登記することはレンタルオフィス貸出側の許可が出ている場合には、可能であると言えるでしょう。

レンタルオフィスの貸出側はオフィスをレンタルするために貸し出しているためにほとんどのレンタルオフィスが法人登記可能ですが、念のために確認しておきましょう。

レンタルオフィスで法人登記することでレンタルオフィスが会社の本店地となります。そのために、レンタルオフィスで法人登記する場合にはレンタルオフィスの周辺環境やアクセスなどの下調べを行いましょう。

初期費用を抑えることができる

レンタルオフィスのオフィス形態とオフィスを賃貸で借りるのを比べると初期費用に大きく差が出ます。レンタルオフィスは賃貸オフィスに比べて初期費用が大幅に抑えられるといえます。

その理由の１つとして初期費用の内訳の敷金・礼金がレンタルオフィスの場合にはかからないのが要因でしょう。そのために賃貸オフィスに比べると格安でオフィスを持てるために大きなメリットと言えるでしょう。

注意点としてレンタルオフィスの場合であると共益費や入会金などがかかることが多いといえます。しかし、賃貸オフィスの敷金・礼金に比べるとかかる費用は少ないといえます。

共有スペースを利用することができる

レンタルオフィスによって共用部は様々ですが、多くのレンタルオフィスに共用部が存在します。

来客のための部屋や、打ち合わせや作業のための部屋や、ミーティングルーム、ラウンジなどのスペースだけではなく、コピー機や、シュレッダー、自動販売機、カフェマシーンなどの機械も共用できる場合があります。

中には、有料による部屋の貸出もあるので起業・独立などでレンタルオフィスを利用としている人は実際に足を運び内見することをお勧めします。

臨機応変な対応ができる

起業や独立をした後に事業の好転により規模を拡大したい場合などの要望も対応してくれることや規模を縮小したい場合などの対応もすることがレンタルオフィスの場合可能です。

計画の上で規模が大きくなるタイミングを予想している場合には、その後のことも考えてレンタルオフィス選びをすると良いでしょう。

しかし、注意点として上記で説明した通りレンタルオフィスによって柔軟な対応が可能でない場合もあるために少しでも規模の縮小・拡大の可能性がある場合には、契約する前に対応可能であるかを確認しましょう。

レンタルオフィスを選ぶ際のポイント

実際にレンタルオフィスを借りる際にどのようなことに気をつければ良いでしょうか。ここでは、レンタルオフィスを選ぶ際のポイントについて紹介します。

駅から近いなどの立地条件

レンタルオフィスで自分が出勤する際や来客が来る場合に備えて駅から近いなどのアクセス面が良好であるかを確認しましょう。

また、レンタルオフィス周辺の環境も把握しておく必要があると言えるでしょう。気分転換する場所や食事をする場所があるかなど自分や会社の場合には社員が必要としている環境が整っているかは重要なポイントであると言えるでしょう。

室内の設備を把握する

室内の共用部などの設備がどのような設備があるのかもレンタルオフィスを選ぶポイントの１つであるといえます。必要としている設備があるのかを確認しておきましょう。

特に会議室やミーティングルームなどが共用部としてあるのかなどは重要なポイントであると言えるでしょう。中には有料で貸し出している場合もあるので各レンタルオフィスの情報を把握することが大切であるといえます。

受付などの対応などのサービスが充実しているか

レンタルオフィスには、エントランス内に受付サービスが存在する場合もあります。受付サービスがあることにより来客のスムーズな対応などができるでしょう。

また、インターネット環境も重要なポイントであるといえます。レンタルオフィスによっては過剰なサービスにより月額料金が高くなっている可能性もあるます。

起業・独立をしてすぐにレンタルオフィスを借りることを考えている人は不要なサービスを除く、必要なサービスや設備が揃っているレンタルオフィスを選択することを心がけましょう。

費用とのコストパフォーマンスは良いか

レンタルオフィスを借りる際には費用と設備サービスのコストパフォーマンスの高いレンタルオフィスを選択すると良いでしょう。

自分が絶対に必要な設備やサービスをリスト化し、必要な設備・サービスが存在している中からアクセス面、費用面を考えることでスムーズなレンタルオフィス探しを実現することができます。

本当に必要な設備やサービスというものは案外少ないものです。また、起業・独立時には資金繰りは非常に大切であるために、毎月の出費をレンタルオフィスで少しでも抑えられる場合には抑えましょう。

セキュリティ問題

レンタルオフィスを借りるにあたってセキュリティ面は非常に重要なポイントです。物理的なセキュリティとネットワークセキュリティの2方向からセキュリティ面の確認をしましょう。

具体的に物理的セキュリティには、防犯カメラやオートロック、警備員の有無、受付の常駐などが該当します。全てが存在するレンタルオフィスの場合は費用が高くなる場合があるので最低でも防犯カメラやオートロック、受付の常駐などが該当するレンタルオフィスを選択しましょう。

また、WifiなどがフリーWifiではないなどネットワークのセキュリティ面も確認しておく必要があると言えるでしょう。

快適な仕事環境を築くために

快適な仕事環境を築くために信頼できるレンタルオフィスを借りる必要があると言えるでしょう。レンタルオフィスを借りる際には、いくつかのレンタルオフィスを内見し快適に仕事をできる環境のレンタルオフィスを借りるようにしましょう。