バーチャルオフィスとは？利用する際の注意点も紹介！

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとはオフィス形態の１つであり、仮想の事務所をおく住所を借りることのできるオフィス形態のことを指します。

バーチャルオフィスは使い方次第では大きなメリットを得ることが可能ですが、その分デメリットもあるのでしっかりと利用する際の注意点とポイントを理解した上でバーチャルオフィスを利用するようにしましょう。

住所などの情報のみを利用できる

バーチャルオフィスは「レンタルオフィス」、「シェアオフィス」、「コワーキングスペース」、「サテライトオフィス」のオフィス形態とは違い実際に活動するスペースを借りるのではなく、住所のみを借りるオフィス形態です。

具体的には、住所を借りることにより借りた住所に架空のオフィスを持つことができるオフィス形態です。そのために、バーチャルオフィス以外に活動するスペースが必要であることには注意が必要です。

有料プランによるサービスが多様

バーチャルオフィスは追加オプションで有料サービスを使えるパターンが多くあります。サービスの中には、郵便物転送サービスや、電話転送サービス、FAX転送サービス、会議室の利用する権利などがあります。

様々なオプションの中で自分が必要となるサービスを選択し、必要なサービスのみに課金することができる点はバーチャルオフィスの特徴でありメリットとして挙げることができるでしょう。

法人登記が可能

バーチャルオフィスの特徴として法人登記することができることも挙げることができます。法人登記することができるために起業したての起業家などは費用が安いなどといった理由から手が出しやすいでしょう。

しかし、バーチャルオフィスに法人登記することで法人銀行口座が開設し難くなるなどのデメリットもあります。しっかりとデメリットを理解した上でバーチャルオフィスに法人登記をしましょう。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを利用することでどのようなメリットを得ることができるのかをここでは紹介します。実際に活動するスペースを借りることができないバーチャルオフィスですが、うまく活用することで多くのメリットを得ることができるでしょう。

費用が安い

いくつかのオフィス形態の中で一番費用が安いのがバーチャルオフィスであると言えるでしょう。初期費用のみならず月々のランニングコストも安く抑えることができます。

費用の面を見るとバーチャルオフィスはメリットが大きいと言えるでしょう。しかし、有料オプションやプランによっては追加で費用がかかる場合があるので注意が必要です。

また、バーチャルオフィスは月額払いのところが多く平均して月額数千円〜数万円と言えるでしょう。またデフォルトの月額に加え追加オプションを使用する場合には追加で料金が発生することを知識としておさえておきましょう。

一等地に会社住所をおくことができる

住所を借りることのできるバーチャルオフィスによっては、一等地に住所を借りることが可能である点はメリットであると言えるでしょう。

信用度が高くなる可能性もありますが、実際に一等地の場所で活動しておらずに住所のみをレンタルする形態であるために深く追求される際には注意が必要です。

住所を借りるまでが早い

バーチャルオフィスでの住所を借りる際には比較的ハードルが低く実際に借りるまでの期間が短いことはメリットとしてあげる事ができます。

しかし、バーチャルオフィスを運営する会社によっては期間も違いが出るために実際に借りる前に住所を借りるまでの期間をあらかじめ確認するようにしましょう。

バーチャルオフィスを利用する際のポイントと注意点

バーチャルオフィスを利用する際の注意点とポイントをここでは紹介します。バーチャルオフィスを借りる前に注意点やポイントをしっかりと把握することでバーチャルオフィスを借りてからのトラブルや問題を起こす可能性を少しでも下げることができるでしょう。

サービスを有効に活用する

バーチャルオフィスを利用する際にサービスを有効に使うことでバーチャルオフィスの価値を倍以上に上げることができるでしょう。

また、バーチャルオフィスを選ぶ時には、バーチャルオフィスを運営する会社が信頼できる会社かどうかも判断する必要があります。

また、バーチャルオフィスが展開するサービスの評判などを調べた上でサービスを使用するようにしましょう。電話転送サービスの対応がどのような対応であるか知りたい場合などは、実際に電話をかけ対応を確認するなどの対策法があります。

バーチャルオフィスを選ぶ際には、本当に信頼できるバーチャルオフィスを選びサービスも確認した上で利用するようにすることをおすすめします。

銀行口座開設などの審査が厳しくなる可能性がある

銀行の種類が信用金庫やメガバンクなど、どのような銀行の口座を開設するかによりますが実際に活動する場所が違うためにバーチャルオフィスでの法人口座開設は審査が厳しくなる可能性があるでしょう。

また、審査が厳しくなるだけではなくバーチャルオフィスが故に口座の開設が不可能な場合もあるのでバーチャルオフィスの住所を会社で使用することを考えている人はどこの銀行口座を作ることも考えた上でバーチャルオフィスを借りるようにしましょう。

駅から近いなどのアクセス面に気をつける

バーチャルオフィスの利用を住所だけで行く用事がない場合には駅から近いなどのアクセス面に気を使うことはありませんが、バーチャルオフィスが運営する会議室やミーティングルームなどを使用することがあり同ビルに行く機会がある場合にはアクセス面にも気をつけたほうが良いと言えるでしょう。

来客を招き会議をする時などに来客が会議室に来やすいために会議室などを利用する場合はアクセス面も気にする必要があると言えるでしょう。

実際の作業スペースが必要

バーチャルオフィスは住所を借りるオフィス形態であるために実際に活動する場所が必要であることは記事内で触れました。

そのために、実際に活動する場所があり住所が借りたい人にはメリットが大きいですが、実際に活動する場所を特に設けていないにも関わらず費用がやすいなどの理由から計画無しにバーチャルオフィスを借りるなどの方法は避けるようにしましょう。

計画的にバーチャルオフィスを借りる際にはどこで実際に活動し、バーチャルオフィスをどのようにして有効に利用するかを考えた上で借りるのが賢明であるといえます。

条件によってはバーチャルオフィスは最適なオフィス形態

借りる人の条件によってはバーチャルオフィスを借りることで大きなメリットを得ることができます。

しかし、費用が安いなどのメリットの部分だけに釣られバーチャルオフィスを借りる人は今一度バーチャルオフィスを利用することの注意点やデメリットを理解した上でバーチャルオフィスを利用するようにしましょう。

また、自分で得た知識だけではなくバーチャルオフィスを実際に利用した人などが身近にいる場合には参考までに意見を聞くと尚良いと言えるでしょう。