プレゼンを成功させるコツは?

プレゼンの構造を知る

プレゼンの構成

プレゼンの構造は「イントロダクション」「ボディ」そして「クロージング」の3つで構成されています。プレゼンの構造を知ることで、以降で解説するコツについても理解しやすくなるのです。

イントロダクション

まず最初のイントロダクションは、いわゆる「つかみ」の部分です。そのプレゼンがどのような目的やテーマで行われるかについて、印象に残るような文章やデータなどを提示することで明確にすることがコツとなります。

プレゼンを聞く参加者に、いかにこのプレゼンが魅力的で期待できるものであるかと印象付けることが最大の目的になるのです。ここで期待してもらえないと、以降の内容がしっかりと耳に入らない可能性も考えられます。

もちろん、印象付けることばかりを意識してしまうと、本筋から脱線してしまう可能性があります。伝えたい内容はシンプルに、それでいて印象付けやすい内容に仕上げるのがコツです。

ボディ

次のボディは、いわゆる「本論」に該当する部分です。プレゼンを構成する中で最も重要な部分であり、コツとしては時間をかけてプレゼンの言いたいことを説明しきることが重要となります。

ボディとなる部分は「結論」から説明して、次にその「根拠」を示し、その裏付けとして「具体例」を提示することでスムーズにストレスなく聞いてもらうことができます。肉厚でありながら蛇足の無い内容にすることがコツとなるのです。

クロージング

最後のクロージングは、いわゆる「締めくくり」となる部分です。一方的にプレゼンを負えるのではなく、コツとしては「質疑応答」を行うことがポイントとなります。

プレゼンの内容が秀逸でも少なからず聞き手には疑問や違和感が残る可能性がありますから、質疑応答によって解消することでプレゼンの満足度を高めることに繋がるのです。もちろん、コツどころかマナーとして最後に感謝の言葉を忘れてはいけませんよ?

プレゼン全体に流れを作る

プレゼンの流れ

プレゼンを成功させるコツとして次に解説するのは「全体に流れを作る」ことです。プレゼンがスムーズに進むための4つのポイントをしっかりと抑えることで、プレゼンを成功へと導くことができます。

ストーリー

プレゼンを成功させる1つ目のコツは「ストーリー」です。どんなプレゼンにも必ず目的や動機付けがあるはずであり、それをストーリーにして起承転結をしっかり組み上げることによって自然な話し方の流れを作り出すことができます。

起承転結の「起」の部分では、プレゼンのきっかけとなる問題提起を説明する部分となります。「承」の部分では、その問題をなぜ提起したのか、その理由を説明します。「転」の部分では、具体例や体験談などを交えて理由を説明します。最後の「結」の部分では、プレゼンの結論を説明します。

現状分析

2つ目のコツ「現状分析」です。例えば「お客様からのクレームが増加している」のように、現実に発生している問題点を訴えかけることによって、なぜ今回のプレゼンを企画したのかをわかりやすく説明できます

その際、可能な限り具体的な数値などのデータを利用すると、問題提起がより信ぴょう性を増すことになります。社内で取得できないデータについてはインターネットで省庁や自治体のホームページなどからデータを引用してください。

課題の発見

3つ目のコツは「課題の発見」です。当然ですが、「こんな問題があります…」だけで終わってはプレゼンではなく、ただの問題提起の説明会の話し方になってしまいます。現状分析で説明した点について何が原因なのか、商品やスタッフなど具体的な原因を挙げて説明する部分となるのです。

コツとしてはこの部分でも、必要に応じて具体的な数値データを提示することで参加者に納得してもらいやすくなります。関連データは数が多いほど信ぴょう性を増しますが、関連性の薄いデータはプレゼンの質を下げる可能性があるので注意が必要です。

解決法・結果

最後のコツは「解決法・結果」です。現状分析で発覚した問題の原因を課題の発見で説明したところで、では、どのようにして問題を解決するのか、結果としてどうなるのかを説明します。

このように、ストーリーを明確にしたうえで「現状分析→課題→解決法」の順にプレゼンを行うことが、自然な流れを作るコツとなります。どこかバラバラになっていたり1つでも欠けていると、満足にプレゼンの内容を説明することは難しくなるでしょう。

話し方のコツを抑える

プレゼンの話し方

プレゼンを成功させるためには、プレゼン資料だけでなく「話し方のコツ」を抑えることも重要なポイントです。プレゼンを成功させる話し方として、3つのコツを抑えておきましょう。

「間」を活かす

1つ目のコツは「間」を活かすことです。ここでいう「間」とは隙間や空白の時間というわけではなく、「適度な間」を挟むことによってプレゼンの話し方をよりテクニカルな内容に昇華させることが目的となります。

プレゼンが失敗してしまう要因の1つとして、説明する側があまりにも一方的になってしまうことが挙げられます。これを避けるために、適度なタイミングで聞き手に「考える時間」を与えるのです。

具体例としては、「…となりますが、皆さんはどのようにお考えでしょうか?」というフレーズを挟んでみましょう。すると参加者は自分なりの考えを頭の中で思い浮かべ、提示されている内容に対してより積極的かつ親身に聞き入ってくれる可能性が高まります。

注意点としては、疑問を投げかける際に「上から目線」にならないようにすることです。また、「あー」とか「えー」といった、ノイズを間に使うこともNGとなります。適切な態度と使い方で、間を活かしたプレゼンを実現しましょう。

聴衆を参加させる

2つ目のポイントは「聴衆を参加させる」ことです。先ほど「皆さんは~」というコツについてについて説明していますが、より具体的に聴衆を参加させることでプレゼンの質を高めるコツとなります。

話し方としては「…となりますが、○○さんはどうお考えでしょうか?」というように、特定の個人あるいはグループを指名して質問を投げかけます。この話し方のメリットは2つあり、1つは参加者に適度な緊張感を持ってもらえる(自分が指名されるかもしれないという考え)ことで、もう1つはその時点で参加者が思っている疑問を解消できるチャンスであることです。

もちろん、プレゼンには時間が限られていますので、適度なタイミングで適度な回数の投げかけを盛り込むことが、プレゼンを成功させるコツとなります。聴衆が飽きてきたであろうタイミングで聴衆を参加させてみましょう。

自信を持った態度

3つ目のポイントは「自信を持った態度」を心がけることです。先ほど「上から目線はNG」と説明していますが、それとは異なり自信を持つことはプレゼンを成功させる話し方の重要なコツの1つとなります。

もし、説明者があまりにもオドオドしていたら、おそらく、多くの人が「大丈夫かな…」「信用できるのかな…」と、疑問や不安を感じると思われます。
不安な態度でプレゼンに挑んでしまっては、参加者の多くがその内容に疑問や不安を抱いてしまいます。

そうならないようにするためには、自信を持った話し方でプレゼンに挑むことが重要なのです。ただし、何度も言いますが「上から目線」な態度を取ることだけは避けなければなりません。

スライドで魅了する

プレゼンのスライド

プレゼンで使用する資料は、紙媒体だけではなく「スライド」を映して披露するケースが多いです。そして、スライドは単なる説明資料になるだけではなく、作り方や使い方次第で参加者の心をガッチリとつかんで魅了することが可能なツールとなります

1スライド1メッセージ

まずは「1スライド1メッセージ」を徹底することです。プレゼンでは、さまざまなメッセージを参加者に伝えたいと思います。しかし、1枚のスライドにいくつものメッセージを盛り込んでも、伝わるのはその中の1つか2つ程度でしょう。

そこで、スライドの攻勢をシンプルにして、伝えたいメッセージ1つにつき1枚のスライドを使用するようにしましょう。そうすることで参加者はスライドに引き込まれやすくなり、伝えたいメッセージが参加者に伝わりやすくなります。また、重要なメッセージに絞り込んで伝えることも重要なポイントです。

KISSの原則

次に「KISSの原則」を徹底することです。これは「Keep It Short and Simple」の略であり、意味するところは「シンプルにまとめる」になります。

スライドに長々と文章が記載されていると、読むのに時間がかかってしまいます。すると参加者は「わかりにくい」と感じてしまう可能性が高くなるのです。そうならないようにするためには、スライドの文章は必要最低限な短さと、構成のシンプルさを徹底することが重要となります。

配色で魅了する

次に「配色で魅了する」ことです。スライドは最低限2色(背景と文章の色)で構成することができますが、これでは重要な部分が強調できず、単調でつまらないスライドになってしまいます。そのため、これにアクセント用の色を付けくわえることでスライドの品質をアップさせるのです。

スライドの理想的な配色は「ベースカラー」「メインカラー」そして「アクセントカラー」の3色です。ベースカラーは文字の色で、メインカラーには会社やサービスのイメージカラーを選択します。そしてアクセントカラーはメインカラーと同系統または反対色という両極端のどちらかを、プレゼンのイメージなどを参考にしつつ選んでください。

ただし、色を何色も使用すると、重要な部分とそうでない部分の境界線が不明瞭になってしまいます。散らかった印象を与える可能性もあるので、あまり色を多用せずにスライドを作成してください。

成功する為に

プレゼンの成功

最後に、プレゼンを成功させるための3つのコツを解説します。

知識を身につけ分析する

まず最初に「知識を身につけ、分析する」ことがプレゼン成功のコツとなります。プレゼンには資料作成から参加者への説明、質疑応答の際の回答など、さまざまな部分で知識が必要になります。

もし、ほとんど知識の準備をせずにプレゼンに挑んでも、参加者に十分な説明ができない、低品質なプレゼンに終始してしまうことがほとんどです。プレゼンまでの時間が少ないケースもあるでしょうが、可能な限りプレゼンに必要な知識を身につけるための時間を確保してください。

知識を身につけたうえで、それを十分に分析することも重要なポイントになります。プレゼンの内容から想定される質疑応答に関して、事前に応答練習することも重要なコツとなるのです。

周りからのフィードバックをもらう

次のコツは「周りからのフィードバックをもらう」ことです。プレゼンの準備開始から本番まで数日しかないということは珍しいでしょう。そうなれば、必要な情報収集と資料完成から本番までにある程度の時間を確保できるケースが多くなると思います。可能であれば、同僚や先輩にお願いして、プレゼンの練習(リハーサル)を行いましょう。

プレゼン練習の最大の目的は「フィードバックをもらう」ことです。資料や説明を見てもらい、自分で歯気が付けなかった問題点や疑問点を指摘してもらい、それをもとにして資料や説明内容を修正します。

十分な練習は、前述の重要なコツの1つである「自信」にもつながります。逆にぶっつけ本番のプレゼンは、特にプレゼンの経験が浅い人ほど緊張してしまい、プレゼンが失敗する要因になりかねません。

何を伝えたいのかを明確にする

最後のコツは「何を伝えたいのかを明確にする」ことです。なぜプレゼンを行うのかを考えた際の回答こそが、プレゼンを行う具体的な目的となります。その目的を意識してプレゼンを行うことによって、目的の達成=プレゼンの成功のコツとなるのです。

できる限りプレゼンの最初の段階で今回のプレゼンで伝えたいを明確にすることにより、参加者はプレゼンに集中しやすくなります。また、伝えたいメッセージを意図的に抽出しやすくなるので、プレゼンで伝えたいメッセージの多くを相手に印象付けしやすくなるというメリットもあるのです。

まとめ

プレゼンのまとめ

プレゼンを成功させるコツや話し方は、知識だけでは身に付きにくい部分も少なくありません。経験が生きる世界でもありますが、初心者に最初からそれを求めることはできません。少しでもプレゼンを成功に導きたいのであれば、この記事で解説した内容を1つでも多く実践し、質の良いプレゼンを心がけてください。

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